Alejandro Ylla

Dirección por Procesos: ¿Cuál es el estadio óptimo?

En muchas organizaciones industriales, de servicios o administración pública, se ha hablado (y se sigue hablando) de evolucionar “hacia la dirección por procesos” como si se tratara de un destino final deseable, inevitable y necesariamente superior.

Después de años acompañando a empresas en este viaje, he llegado a una conclusión que puede resultar contraintuitiva:

El estadio óptimo no es el más extremo, sino el más equilibrado.

Los 4 estadios de evolución hacia una organización orientada a procesos

En mi experiencia, he observado que la mayoría de organizaciones atraviesan (o aspiran a atravesar) cuatro grandes estadios en su transformación hacia una lógica procesal. Estos estadios no solo describen estructuras, sino también dinámicas de poder, asignación de recursos, formas de gestionar el conocimiento y, en última instancia, culturas organizativas.

1. Gestión funcional tradicional

• Departamentos con poder total sobre personas, recursos y decisiones.
• Los procesos son invisibles o implícitos.
• Elevada cultura de silos.

2. Orientación a procesos incipiente

• Los procesos se documentan.
• Coexisten con la jerarquía funcional, que sigue dominando.
• Aumenta la conciencia sobre el cliente, pero sin cambios reales.
• Sigue habiendo una cultura de silos.
• En algunos casos se designa a un/a propietario de proceso, pero sin poder real (es más un coordinador/a, que un “owner”).

3. Gestión matricial orientada a procesos 

• El poder y los recursos se transfieren a los procesos.
• Aparecen los/las propietarios de proceso con responsabilidad real.
• Las funciones no desaparecen, sino que se reconfiguran como áreas de expertise técnico o áreas de conocimiento, encargadas de mantener estándares, desarrollar conocimiento y formar talento.
• Se consolida una estructura matricial: vertical en conocimiento, horizontal en valor.

4. Organización por procesos radical

• Desaparece la jerarquía funcional (las áreas de conocimiento).
• Toda la gestión se articula en torno a procesos.
• Las funciones se diluyen o desaparecen formalmente.
• Muy probablemente se generan vacíos de gobernanza técnica.

¿Por qué el estadio 3 es el más “sano” y sostenible?

Aunque el estadio 4 puede parecer el “más maduro”, la experiencia demuestra que la desaparición de las funciones puede generar serios problemas:

• Pérdida del control sobre el conocimiento técnico especializado.
• Dificultades en la planificación de capacidades.
• Desorientación profesional de los equipos.
• Nadie tiene una visión transversal / global de una función concreta representada en diferentes procesos.

En cambio, el estadio 3, bien implementado, permite una convivencia equilibrada:

• Los procesos se orientan al cliente y a la eficiencia transversal.
• Las funciones aseguran el desarrollo técnico y humano, así como una visión general de los recursos técnicos.
• El sistema se basa en una gobernanza dual clara y estable.

No se trata de elegir entre jerarquía o procesos. Se trata de integrarlos con inteligencia.

En resumen

El camino hacia la dirección por procesos no debería ser unidireccional ni dogmático. En lugar de aspirar a un estadio 4 idealizado, muchas organizaciones deberían consolidar un estadio 3 maduro y bien gestionado, donde procesos y funciones se potencien mutuamente.

¿Y tú, en qué estadio estás?

¿Tu organización ha transitado alguno de estos estadios? ¿Te sientes más cómodo en una estructura funcional, matricial o totalmente procesal?

Me encantará leer tu experiencia en los comentarios.