¿Qué papel juegan las bases de datos en la implantación efectiva de un Cuadro de Mando de Indicadores?
Debatiendo con un grupo de alumnos sobre los factores críticos de éxito de un proyecto de diseño e implantación de un Cuadro de Mando de Indicadores, salió -como no- el tema de las bases de datos.
Efectivamente, es un aspecto crítico que puede hacer fracasar un proyecto de Cuadro de Mando. Para que un Cuadro de Mando de Indicadores se implante en las organizaciones, es clave tener el Cuadro de Mando informatizado, con el objetivo de que la alimentación de los datos para el cálculo de los indicadores se haga cuanto más automáticamente, mejor. Y eso sólo es posible si disponemos, por un lado de una herramienta informática que automatice los cálculos de los indicadores y los presente de forma amigable (aunque sea una hoja de Excel “potente”) y, por otro lado, hemos de disponer también de los datos -en cantidad y calidad- suficientes para poder automatizar los procesos de carga.
El problema es que, aunque muchas organizaciones disponen de datos, éstos tienen una calidad nefasta. Como ejemplo citar algo muy simple. Imaginemos que un equipo comercial introduce los datos en un CRM. Llegamos al campo de “Población” de los datos del cliente. Si el CRM no tiene listas desplegables o inteligentes de las que escoger la población, un comercial podría introducir “San Pedro de Ribas”. Pero otro, haciendo referencia a la misma población, puede introducir “St. Pedro de Ribas”… “S. Pedro de Ribas” … “San Pedro de R.” … “San Pedro”… las combinaciones y alternativas son -no ilimitadas- pero sí abundantes. Para un ordenador, de entrada, cada uno de esos datos es una población diferente. Y justamente a esto es cuando me refiero cuando hablo de “mala calidad de los datos”. La falta de homogeneización de los datos hace que no se puedan tratar directamente de forma automatizada. Antes hay que depurarlos. Y esto es tiempo -se dilata la implantación del Cuadro de Mando- y es dinero -se dispara el coste de su implantación-.
Por ello es clave el tener los datos homogeneizados en las bases de datos. Utilizar siempre los mismos criterios en la introducción de la información, desarrollar sistemas “poka yoke” para la introducción de datos, etc. Si en el futuro pensamos en implantar un Cuadro de Mando de Indicadores (en mi opinión, no será una opción para las empresas el tenerlo, sino una obligación para subsistir en el mercado…), podemos empezar hoy mismo a allanar el camino a través de la depuración de los datos existentes, así como en la estandarización de la introducción de datos nuevos.
