Informatizar la selva
Hace pocas semanas, un participante de un curso de Executive Education me comentó que su compañía había contratado a una empresa informática para implementar un software de Business Intelligence, con el objetivo de informatizar los reportings e indicadores. Me comentó que él le había sugerido al Director General que, antes de hacer esto, quizás se debería revisar los indicadores que actualmente estaban activados, dado que -según su experiencia- había mucha información que se calculaba y que no aportaba mucho valor (tal y como se estaba calculando) y, por otro lado, le faltaban algunos indicadores que él consideraba importantes. El participante quiso saber mi opinión al respecto.Aprovecho su pregunta para plasmar la siguiente reflexión.
Todas las organizaciones, de mayor o menor complejidad, tienen indicadores. Sin embargo, son pocas las que tienen un cuadro de mando de indicadores ordenado, jerarquizado, con relaciones causa-efecto estructuradas, y que dé respuesta a su sistema organizativo. En la mayoría de las ocasiones los indicadores han ido naciendo de forma no ordenada y, con el paso del tiempo y el paso de diferentes Directivos, se ha ido creando una “selva” de indicadores que resulta inmanejable, costosa y que, casi siempre, no da al cien por cien respuesta al modelo organizativo que se tiene o desea tener. La complejidad del sistema de indicadores y, más aún, el no saber exactamente qué se está midiendo, cómo y por qué (es decir la falta de visión global de dicho sistema), hace inmanejable esta situación, además de tener un fuerte impacto en la cuenta de resultados. Pero, lo peor es que toda esta amalgama de indicadores no sirve a los gestores para la toma rápida y eficiente de decisiones. Con tanta información desestructurada y desordenada, es difícil centrar la atención en los aspectos relevantes.
Como solución a esta situación, muchas empresas deciden informatizar estos indicadores a través de un software de Business Intelligence. Sin embargo, el pretender informatizar esta “selva” de indicadores no es una buena opción. De hecho, es una pésima respuesta a esta situación. Antes la organización debería revisar, estructurar y organizar los indicadores, con el objetivo de depurar y eliminar aquellas medidas que no son importantes. La simplificación de esta “selva” de indicadores ha de ser un paso previo a su informatización. En caso contrario, no sólo saldrá mucho más cara dicha informatización, sino que el mantenimiento posterior del sistema, la gestión de la información resultante, tendrá un coste elevado que se irá prolongando en el tiempo. Además, y más importante todavía, la informatización de la selva difícilmente ayudará a los gestores en la eficiente toma de decisiones. Seguramente sí que resultará más fácil el acceso a la información, pero eso no significa que se tenga la información necesaria / indicadores necesarios en la forma necesaria.
Así que, con el objetivo de poder informatizar un sistema de indicadores (o cuadro de mando de indicadores), primero se ha de definir el sistema organizativo al que ha de dar respuesta dicho cuadro de mando. Una vez planteado el sistema organizativo y el cuadro de mando que le dará respuesta, yo soy el primero que recomienda efusivamente que se implante un sistema informático (Business Intelligence) para el cálculo rápido, sencillo, online, etc. de los indicadores. En base a mi experiencia, el disponer de esta informatización es, sin duda alguna, uno de los factores críticos de éxito a la hora de implementar un Cuadro de Mando de Indicadores.
