Evolución de las reuniones del Comité de Dirección después de contar con un Cuadro de Mando de Indicadores
Las reuniones de muchos Comités de Dirección suelen ser desesperantes y una gran pérdida de tiempo. Además, merman la motivación de sus miembros, crean y fortalecen las malas relaciones entre algunos de ellos y no sirven para la toma efectiva de decisiones. De hecho, no pocas veces la toma de decisiones no se basa en datos objetivos, sino en opiniones y creencias subjetivas. Es más, los resultados de los pocos indicadores que se ponen sobre la mesa son cuestionados (salvo, quizás, los indicadores financieros) y, en muchas ocasiones hasta “contra-atacados” con cálculos diferentes, ya sea porque la fórmula es distinta o la fuente de información (base de datos origen para el cálculo) ha variado. Todo vale para tener razón y no “salir mal en la foto”.
Cierto es que la implementación de los ERPs, así como la disponibilidad de los famosos cubos de información relacionados con los softwares de Business Intelligence, han ayudado y ayudan a integrar y homogeneizar la información disponible. Sin embargo, la falta de consenso sobre cómo calcular los indicadores estratégicos y operacionales de la empresa y la falta de asignación de responsabilidades puede seguir siendo un problema no resuelto. El mero hecho de informatizar el caos no significa que éste desaparezca.
Si una empresa diseña e implementa con éxito un Cuadro de Mando de Indicadores, el contenido y enfoque de las reuniones del Comité de Dirección han de poder cambiar de una forma drástica. Se ha de pasar de discutir sobre quién tiene la culpa y el por qué ha pasado, a una discusión mucho más productiva sobre qué vamos a hacer para mejorar, qué hemos de cambiar con el objetivo de poder reconducir esta situación. Para ello, cada responsable de indicador ha de llegar a la reunión, ya no sólo con el resultado del cálculo hecho, sino que, si dicho resultado no logra alcanzar las metas fijadas, ha de venir ya con una primera propuesta de acciones de mejora, fruto de un análisis de la situación y el haber encontrado las causas de lo que originó el deterioro del indicador. Es decir, a las reuniones del Comité de Dirección no se ha de ir para ser informado de cómo van los propios indicadores, o sólo para presentar los resultados de los mismos, sino a exponer y debatir qué medidas nuevas se han de adoptar para corregir el rumbo de la organización (en caso de ser necesario, claro). A partir de allí, las acciones consensuadas se han de recoger en un Plan de Acción (¡han de documentarse!) y, evidentemente (y aquí es donde fallan también muchas compañías) se ha de hacer un seguimiento de implementación de dichas acciones, así como de sus resultados, en los próximos Comités de Dirección. El mero hecho de recoger las acciones de mejora y plasmarlas en un papel no implica que se vayan a implementar.
Previamente a toda esta mecánica, es obvio que los miembros del Comité de Dirección deben haber definido los Objetivos Estratégicos, el Mapa Estratégico, así como los Indicadores Estratégicos de la compañía. Es más, en la definición de estos últimos se ha de lograr el consenso sobre los diferentes campos que conforman un indicador: su fórmula de cálculo, frecuencia de medición, la fuente de los datos, el responsable, quién lo mide, quién recibe la información del resultado, etc. Esta labor es pesada y ardua. Se ha de invertir tiempo para poder definir bien un indicador (salvo que luego se quiera ir cambiando sobre la marcha en cada reunión… escenario no deseado y descrito anteriormente). Pero estas horas invertidas son muy rentables, dado que nos han de servir para, posteriormente, cuando se tienen los resultados sobre la mesa, no perder tiempo en la discusión de cómo se ha calculado el indicador, de por qué se han cogido los datos de esta fuente en concreto, etc. sino en centrar la atención de los miembros del Comité de Dirección en lo clave: analizar, desde un punto de vista multidepartamental, las acciones a tomar para mejorar y lograr alcanzar las metas de los Indicadores Estratégicos, así como implementar con éxito los Objetivos Estratégicos que nos hemos marcado.
